魯工美院辦字〔2016〕3號

第一章 總則

第一條 為規(guī)范學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，教育部、國家檔案局令第27號《高等學校檔案管理辦法》，《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)[2014]15號），國家檔案局第30號令《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》，結(jié)合學校的實際情況，制訂本辦法。

第二條 本辦法所稱的檔案，是指我校從事招生、教學、科研、管理、基本建設(shè)、對外交流、社會服務(wù)等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

第三條 檔案是學校的重要資產(chǎn)，檔案工作是高等學校重要的基礎(chǔ)性工作。學校將之納入整體發(fā)展規(guī)劃，納入學校管理制度，納入相關(guān)人員的工作職責，納入領(lǐng)導議事日程和目標責任制，在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。

第四條 學校檔案工作貫徹統(tǒng)一領(lǐng)導 、分級管理、集中保管的原則。

第五條 全校師生員工都有保護檔案和利用開放檔案的權(quán)利和義務(wù)。

第二章 體制與機構(gòu)、人員設(shè)置

第六條 學校檔案工作由院長負責，由院長辦公室主任協(xié)助院長負責檔案工作。學校檔案工作接受教育主管部門及省級檔案行政管理部門的指導、監(jiān)督與檢查。

第七條 學校設(shè)立檔案管理工作領(lǐng)導小組，具體負責組織協(xié)調(diào)、研究、解決檔案工作中的重大問題。

第八條 根據(jù)學校實際，設(shè)立檔案室（館）。檔案館是保存和利用學校檔案的專門機構(gòu)。工作職責是：

（一）貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，綜合規(guī)劃全校檔案工作；

（二）擬訂并貫徹落實學校關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度，對各部門檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查，履行依法治檔職責；

（三）負責接收（征集）、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管全校各類檔案及有關(guān)資料；

（四）編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發(fā)檔案信息資源；

（五）組織實施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作；

（六）開展檔案的開放和利用工作；

（七）開展學校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓；

（八）利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能；

（九）開展檔案學術(shù)研究和交流活動。

第九條 學校檔案室（館）設(shè)主任一名。

應(yīng)當具備以下條件：

(一 )熱心檔案事業(yè)，具有高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷；

(二 )有組織管理能力，具有開拓創(chuàng)新意識和精神；

第十條 學校檔案館配備專職檔案工作人員。檔案工作人員列入學校事業(yè)編制。編制人數(shù)根據(jù)所藏檔案數(shù)量和工作任務(wù)確定。實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。

第十一條 應(yīng)加強對檔案工作的領(lǐng)導，各部門負責人為檔案工作第一責任人，并配備一名或數(shù)名專兼職檔案員負責本部門檔案的收集、積累、整理、立卷和移交工作。

第十二條 專兼職檔案工作人員應(yīng)當認真執(zhí)行黨和國家的方針政策，遵紀守法，愛崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務(wù)知識和相應(yīng)的科學文化知識以及現(xiàn)代化管理技能。專兼職檔案員隊伍應(yīng)當保持相對穩(wěn)定。

第十三條 對長期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，保障其依法享有相關(guān)待遇，并按照有關(guān)規(guī)定予以補助。

第三章 檔案管理

第十四條 學校要建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。

第十五條 各部門各種門類、各種載體的檔案統(tǒng)一由檔案館集中管理，任何部門和個人不得把公務(wù)活動中形成的各種載體形式的檔案資料據(jù)為己有或者拒絕歸檔，不得擅自推遲向檔案館歸檔期限。從源頭上加強對各種門類、各種載體檔案資料的收集與管理，做到應(yīng)歸盡歸，確保檔案資源的齊全、完整、準確、系統(tǒng)。

第十六條 學校文件材料的歸檔范圍是：

（一）黨群類：主要包括學校黨委、紀委、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要；各黨群部門的工作計劃、總結(jié)；上級機關(guān)與學校關(guān)于黨群管理的文件材料。

（二）行政類：主要包括學校行政工作的各種會議文件、會議紀錄及紀要；各行政職能部門的工作計劃、總結(jié)；上級機關(guān)與學校關(guān)于人事管理、行政管理的文件材料。

（三）學生類：主要包括學校培養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。

（四）教學類：主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。

（五）科研類：主要包括反映科研管理和科學研究實踐等活動的文件材料，并按原國家科委、國家檔案局發(fā)布的《科學技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》(國檔發(fā) [1987]6 號)執(zhí)行。

（六）基本建設(shè)類：主要包括反映基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項目等活動的文件材料，并按國家檔案局、原國家計委發(fā)布的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》(國檔發(fā)[1988]4號)執(zhí)行。

（七）儀器設(shè)備類：主要包括各種國產(chǎn)和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備的全套隨機技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產(chǎn)生的文件材料。

（八）產(chǎn)品生產(chǎn)類：主要包括學校在產(chǎn)學研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。

（九）出版物類：主要包括學校自行編輯出版的學報、校報及其他學術(shù)刊物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等。

（十）外事類：主要包括學校派遣有關(guān)人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料；學校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料；學校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者港澳臺地區(qū)專家、教師、國際學生、港澳臺學生等的材料；學校授予境外人士名譽職務(wù)、學位、稱號等的材料。

（十一）財會類：主要包括反映財會管理和財會活動的的文件材料，并按財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》（財會字[1998]32號）執(zhí)行。

（十二）人物類：主要包括教師在教學、科研工作中形成的，真實反映其學術(shù)貢獻的，具有查考、利用價值的各種載體的材料。

（十三）聲像類：主要包括學校各項活動中形成的的錄音、錄像、照片、光盤等聲像材料。

（十四）實物類：主要包括學校獲得各種獎勵的榮譽證書、錦旗、獎杯、獎狀、獎牌；收藏的領(lǐng)導題詞與字畫；機構(gòu)調(diào)整合并中形成的廢止使用的公章等。

第十七條 各類檔案按照《山東工藝美術(shù)學院文件材料歸檔范圍和保管期限表》、《山東工藝美術(shù)學院人物檔案管理辦法》進行系統(tǒng)整理、科學分類與管理。

第十八條 歸檔的文件材料要求質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整，聲像清晰，符合有關(guān)規(guī)范和標準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家和學校有關(guān)標準執(zhí)行。紙質(zhì)文件材料和電子文件材料應(yīng)當同步歸檔。

第十九條 學校實行文件材料形成部門、課題組立卷的歸檔制度。學校各部門、各課題組的專兼職檔案工作人員應(yīng)當按照學校檔案整理歸檔的有關(guān)要求，組織本部門或本課題組的教學、科研和管理等人員及時整理檔案。其職責是：

（一）按照文件材料的自然形成規(guī)律組卷；

（二）編制相應(yīng)的頁號或者件號；

（三）完成信息著錄，制作規(guī)范的卷內(nèi)目錄、移交目錄；

（四）經(jīng)由本部門或課題組檔案工作負責人審查合格后，向?qū)W校檔案館移交。

卷內(nèi)備考表的“立卷人”由兼職檔案員簽字，“檢查人”由部門負責人審核簽字。移交目錄由部門負責人簽字說明本部門本年度歸檔材料是否齊全，如有缺失說明具體情況;無歸檔材料的部門由負責人在移交目錄上簽署“本部門本年度無歸檔材料”。部門負責人發(fā)生工作變動時，歸檔材料全部是在前任領(lǐng)導任職年度形成，應(yīng)由前任領(lǐng)導簽字；歸檔材料是在兩任領(lǐng)導都有任職的年度形成，可由現(xiàn)任領(lǐng)導簽字。

第二十條 學校檔案材料歸檔時間為：

（一）學校各部門、各二級學院應(yīng)當在次學年6月底前歸檔；

（二）科研類檔案應(yīng)當在項目完成后兩個月內(nèi)歸檔，基建類檔案應(yīng)當在項目完成后三個月內(nèi)歸檔；

（三）辦公自動化產(chǎn)生的電子文件實時歸檔。

第二十一條 學校檔案館負責對檔案進行整理、分類、鑒定和編號。

第二十二條 檔案館要定期組織檔案鑒定。要按照國家檔案局《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，確定檔案材料的保管期限。對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案，要登記造冊報院長批準后，予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

第二十三條 學校與其他單位分工協(xié)作完成的項目，學校應(yīng)當至少保存一整套檔案。協(xié)作單位要將承擔任務(wù)有關(guān)的檔案復制件送交學校檔案館保存。

第二十四條 各有關(guān)部門對科研成果、基建工程及大型儀器設(shè)備等進行鑒定或驗收時要安排本部門的兼職檔案人員參加，旨在對其鑒定或驗收活動中形成的歸檔材料進行規(guī)范把關(guān)。有關(guān)業(yè)務(wù)部門要會同檔案工作人員對應(yīng)歸檔的文件材料予以審查、簽署意見。沒有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料項目，不予驗收，不得上報成果。

第二十五條 舉行大型活動或組織開展涉及全校性的專項工作，牽頭單位或承辦部門在制定活動方案或落實工作任務(wù)時，要確定歸檔材料的負責人和管理人員，工作活動結(jié)束后，半月內(nèi)移交應(yīng)歸檔的材料。

第二十六條 由學校支付經(jīng)費，代表學校或部門從事黨群、行政、教學、科研、外事等公務(wù)活動所形成的各種載體（包括有保存價值的會議材料、出版物、聲像、光盤、實物等）形式的檔案材料，應(yīng)當按照管理權(quán)限或管轄范圍及時送交所在部門的兼職檔案員登記造冊，立卷歸檔，任何個人不得據(jù)為己有。否則，學校對其從事公務(wù)活動形成的支出費用不予報銷。

第二十七條 凡涉及或從事公文處理和歸檔材料保管的干部和職工，由于工作變動、職務(wù)升遷等原因，在離崗、離任前需將手中的歸檔材料及時移交給所在部門的兼職檔案人員。

對于個人在其非職務(wù)活動中形成的重要檔案材料，學校檔案館可以通過征集、代管等形式進行管理。

第二十八條 檔案館應(yīng)當對所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應(yīng)當立即向分管校領(lǐng)導報告，及時處理。

檔案庫房的技術(shù)管理工作，要建立、健全有關(guān)規(guī)章制度，由專人負責。

第二十九條 館藏檔案要采取先進的檔案保護技術(shù)，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案，應(yīng)及時修復或者復制。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案要及時數(shù)字化，加工成電子檔案保管。

第三十條 檔案館負責檔案統(tǒng)計年報，并按照國家有關(guān)規(guī)定，向上級及有關(guān)部門報送。

第三十一條 檔案是學校信息資源的重要組成部分。學校要加大力度推進檔案信息化建設(shè)，以實現(xiàn)檔案實體的保護和檔案信息資源共享。

第四章 檔案的利用與公布

第三十二條 學校檔案館設(shè)立專門的開放閱覽室，編制必要的檢索工具 ，提供開放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計算機查詢系統(tǒng)等，為利用檔案創(chuàng)造便利條件。

第三十三條 檔案館要按照國家有關(guān)規(guī)定公布檔案，未經(jīng)學校授權(quán)，其他任何部門或者個人無權(quán)公布學校檔案。屬下列情況之一者，不對外公布：

（一）涉及國家秘密的；

（二）涉及專利或者技術(shù)秘密的；

（三）涉及個人隱私的；

（四）檔案形成部門規(guī)定限制利用的。

第三十四條 凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后，均可以利用已公布的檔案。

境外組織或者個人利用檔案的，按照國家有關(guān)規(guī)定辦理。

第三十五條 查閱、摘錄、復制未開放的檔案，須經(jīng)分管檔案工作的領(lǐng)導批準。涉及未公開的科技檔案，應(yīng)當經(jīng)檔案形成部門或者本人同意，必要時報請學校領(lǐng)導審查批準。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密，須經(jīng)學校保密工作委員會批準。

第三十六條 利用重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，須經(jīng)學校分管領(lǐng)導及檔案館負責人批準。

第三十七條 加蓋學校檔案證明專用章的檔案復制件，與原件具有同等效力。

第三十八條 學校檔案館是學校出具檔案證明的唯一機構(gòu)。學校檔案館要為社會利用檔案提供便利。用于公益目的的，不得收取費用；用于個人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費用。社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案，檔案館無償和優(yōu)先提供。

第三十九條檔案館應(yīng)當積極開展檔案的編研工作。采取多種形式 ( 如舉辦檔案展覽、陳列、建設(shè)檔案網(wǎng)站等 ) ，積極開展檔案宣傳工作。

第五章 條件保障

第四十條 學校將檔案工作所需經(jīng)費列入學校預算，保證檔案工作的需求。

第四十一條 學校為檔案館提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房。檔案庫房和業(yè)務(wù)用房必須符合國家《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》的要求，并配置恒溫、恒濕設(shè)備，做到防火、防盜、防水、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等標準要求。

存放涉密檔案，聲像、電子文件等特殊載體的檔案應(yīng)當設(shè)有專門庫房，配備相應(yīng)的設(shè)備，確保檔案存放的安全。

第四十二條 學校設(shè)立專項經(jīng)費，為檔案館配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快學校數(shù)字檔案館建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學校數(shù)字化校園建設(shè)同步進行。

第六章 考核與獎懲

第四十三條 開展部門檔案工作目標管理與考核，納入各部門負責人、分管領(lǐng)導、兼職檔案員年度考核范圍。

考核內(nèi)容：

（一）是否在規(guī)定時間內(nèi)移交本部門歸檔材料；

（二）本部門年度歸檔材料是否齊全；

（三）歸檔簽字手續(xù)是否完備。

考核辦法：

（一）檔案工作目標管理與考核由學校檔案管理工作領(lǐng)導

小組具體負責實施。

（二）檔案工作目標管理與考核結(jié)果納入學校干部學年考

核。

如違反檔案歸檔要求，將按照學校相關(guān)文件政策進行問責。

第四十四條 學校對在檔案工作中做出貢獻的部門或者個人，給予表彰與獎勵：

(一 )在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的；

(二 )在檔案的保護和現(xiàn)代化管理工作中做出顯著成績的；

(三 )在檔案學研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻的；

(四 )將重要的或者珍貴的檔案捐贈給學校檔案館的；

(五 )同違反檔案法律法規(guī)的行為作斗爭，表現(xiàn)突出的。

第四十五條 有下列行為之一的，學校將按照國家檔案局第30號令《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》，對直接負責的主管人員和其他直接責任人員，給予相應(yīng)處分；構(gòu)成犯罪的，由司法機關(guān)依法追究刑事責任。

(一 )玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；

(二 )違反保密規(guī)定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；

(三 )涂改、偽造檔案的；

(四 )擅自出賣、贈送、交換檔案的；

(五 )不按規(guī)定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據(jù)為己有的；

(六 )其他違反檔案法律法規(guī)的行為。

第七章 附則

第四十六條 本辦法自發(fā)布之日起施行。

第四十七條 本辦法由院長辦公室負責解釋。